Organiser des foires scolaires sécuritaires

En ce qui concerne les foires scolaires, une planification et une organisation efficaces sont essentielles pour créer un événement à la fois sûr et agréable.

Bien que la santé et la sécurité ne devraient pas être un obstacle à l’organisation d’événements scolaires, il est important de s’assurer que les risques pour le personnel et les visiteurs ont été évalués et contrôlés de manière adéquate.

Selon l’ampleur de l’événement et les activités proposées, il se peut qu’une série d’étapes de base soit tout ce qui est requis; cependant, prendre le temps de minimiser les risques est crucial pour prévenir les accidents, les blessures et la réglementation.

Dans cet article, nous résumons les mesures que les écoles devraient prendre à l’avance, ainsi que certaines des questions clés auxquelles les organisateurs devront réfléchir.

Les dispositions précises en matière de santé et de sécurité dépendront de la taille et de la nature de votre salon. Les circonstances individuelles doivent être prises en compte afin d’identifier les risques liés à votre événement spécifique. Cependant, les grands principes restent les mêmes.

Devoir d’attention

En tant qu’organisateur de l’événement, votre école a un devoir de diligence envers les participants et le personnel. Il est important d’aborder les points principaux suivants, de préférence dans un document écrit:

Cette responsabilité globale de l’événement est reconnue; et
Les personnes ou organisations qui contrôlent certains aspects de la foire sont nommées, avec leur zone de contrôle clairement identifiée – un organigramme peut être utile.

Réalisation d’une évaluation des risques

Votre école sera chargée d’identifier les dangers et les risques et d’assurer la sécurité de chacun via une évaluation des risques.

Le but d’une évaluation des risques est d’identifier les dangers susceptibles de nuire. Vous devez ensuite évaluer si vous avez mis en œuvre suffisamment de précautions («mesures de contrôle») ou si davantage doit être fait pour éviter tout dommage. Les dangers à considérer comprennent:

Risques de déplacement ou d’équipement. Les gens pourraient-ils trébucher sur des câbles ou des haubans?
Dangers liés à la gestion des foules. Une empilade / surpeuplement pourrait-il se produire?
Risques pour l’équipage. Comment protégerez-vous ceux qui travaillent pour vous contre les blessures causées par le soulèvement et le maniement d’objets ?
Risques de premiers secours. Des personnes pourraient-elles se blesser à cause des activités de la foire?
Dangers météorologiques. Le sol peut-il devenir glissant lorsqu’il est mouillé?
Risques d’incendie. Comment contrôlerez-vous le tabagisme en périphérie ?
Risques de restauration. Les fours, les grilles barbecues ou les bassins à eau chaude peuvent-ils présenter un risque?
Dangers pour la protection des enfants. Y a-t-il un risque de perte d’enfants?

Notez tous les risques possibles et les personnes à risque – qu’il s’agisse des participants, de l’équipage, des membres du public ou du lieu lui-même. Notez ensuite comment vous allez atténuer et gérer chaque risque. Cela ne devrait pas impliquer des tonnes de paperasse – notez simplement les mesures de base à prendre.

Ensuite, demandez-vous si vous pouvez éliminer complètement le danger. Sinon, vous devez contrôler le risque. Cela contribuera à garantir que vos mesures de santé et de sécurité sont adéquates. Une évaluation écrite des risques doit être préparée afin que toutes les personnes impliquées soient au courant des mesures prises.

Approche en 5 étapes de l’évaluation des risques

Le processus d’évaluation des risques peut être divisé en cinq étapes clés:

Identifier les dangers et les personnes à risque;
Évaluer les risques et décider des mesures de contrôle;
Enregistrez vos résultats et faites un plan d’action;
Mettre en œuvre tout contrôle supplémentaire identifié; et
Passez en revue votre évaluation des risques

N’oubliez pas que la gestion de la santé et de la sécurité consiste en grande partie à prendre des précautions simples, sensées et de bon sens, alors concentrez-vous sur les risques qui pourraient causer un préjudice réel.

De façon réaliste, les questions que vous devrez poser sont:

Qu’est-ce qui pourrait potentiellement mal tourner?
Comment des accidents pourraient-ils se produire et qui pourrait être blessé?
Les risques que quelqu’un soit blessé par un danger sont-ils élevés ou faibles?
Quel effet cela pourrait-il avoir sur les personnes présentes? (En d’autres termes, quelle pourrait être la gravité du préjudice?)
Que faut-il faire pour contrôler les risques et rendre votre école plus sûre?

Considérations d’accès et de capacité

Lors de la planification de l’événement, vous devrez penser à:

Comment les gens se rendront à votre école. Assurez-vous que votre publicité donne des détails sur le stationnement et les transports publics.
Si vous avez besoin d’installer des panneaux sur les routes environnantes pour rendre la foire plus facile à trouver.
La disposition de la foire pour garantir la sécurité des personnes et des véhicules.
Le nombre de personnes présentes.
Comment garder le site à l’abri des risques de glissade et de trébuchement.
Si votre lieu est accessible aux personnes handicapées. Vous devez vous assurer que la publicité est claire sur le niveau d’accès auquel les visiteurs peuvent s’attendre et vérifier les dangers évidents tels que les pentes ou les changements abrupts du niveau du sol.

Autres questions à poser:

Les participants peuvent-ils être logés en toute sécurité à l’intérieur du site? Y a-t-il de la place pour circuler? Y a-t-il des points de pincement où la surpopulation pourrait se produire?
Y a-t-il un accès suffisant au site pour les piétons et les véhicules?
Y a-t-il suffisamment de sorties de secours?
Le site présente-t-il des dangers existants?
Les conditions du sol et la topographie conviennent-elles au positionnement de structures temporaires?

Planifier votre foire scolaire

Une fois que vous avez confirmé la pertinence de votre site scolaire en tant que lieu de la foire, vous devrez organiser et planifier la journée en détail.

Commencez par un profil écrit de votre foire, y compris toutes les activités qui doivent avoir lieu et la taille estimée du public et la démographie – les enfants, les personnes âgées et les handicapés ont tous des besoins différents.
Rédiger un plan du site indiquant où seront les structures, les installations, les entrées et les sorties.
Commencez un journal des événements. Peu de temps avant la foire, parcourez les détails. Les questions à poser comprennent:

Où sera tout le monde le jour de l’événement ?
Est-ce que tout le monde connaît ses rôles et responsabilités, y compris quoi faire en cas de problème?
Comment l’équipement et les bénévoles se rendront-ils sur le site – et comment quitteront-ils le site?
Serez-vous en mesure de prendre du matériel loué livré directement le jour même, ou devra-t-il être stocké?
À quelle distance du site de la foire les véhicules des organisateurs peuvent-ils se rendre?
Vous devrez peut-être utiliser un chariot ou des bénévoles pour aider à transporter l’équipement plus près du site.
Qui est responsable de l’argent le jour? Si vous pourriez collecter une somme importante, envisagez de demander à quelqu’un de collecter l’argent tout au long de la journée.
Aurez-vous suffisamment d’activités?
Avez-vous suffisamment de temps, de matériel et de personnes pour l’installation et le nettoyage?

Planifiez l’agencement de la foire. Préparez un plan montrant la disposition, y compris les itinéraires de sortie. N’oubliez pas de considérer l’espacement et la disposition des attractions – assurez-vous que le site est suffisamment grand pour toutes les activités prévues.
Si vous avez l’intention de fournir un stationnement, vous devrez peut-être organiser des désignés au placement. Fournissez-leur des gilets haute visibilité pour qu’ils soient facilement visibles. Les véhicules doivent être éloignés des piétons dans la mesure du possible – envisagez un plan de gestion de la circulation.
Élaborer des règles strictes de site scolaire pour les exposants / opérateurs.
Déterminez si vous devez prévoir des barrières de sécurité appropriées autour des attractions, des expositions et de l’équipement. Les voies de sortie doivent être clairement identifiées et dégagées de tout obstacle.
Passez en revue toute expérience antérieure que vous avez de la tenue d’événements. Contactez d’autres écoles qui ont organisé des événements similaires pour apprendre de leur expérience.
Planifiez toute situation nécessitant une action urgente. Cela pourrait être quelque chose d’un incendie au mauvais temps. Votre plan d’urgence doit comprendre:

Sonner l’alarme – comment communiquerez-vous l’urgence avec le personnel et les bénévoles?
Informer le public – avez-vous un système de sonorisation adéquat?
Intervention d’urgence sur place – existe-t-il des extincteurs?
Évacuation – comment allez-vous déplacer les personnes, y compris les personnes handicapées, d’un danger immédiat vers un lieu sûr?
Gestion du trafic – comment les véhicules d’urgence auront-ils accès au site?
Fournir les premiers soins – y a-t-il suffisamment de soins médicaux?

Un individu ou un groupe devrait être responsable de la planification de la gestion de la santé et de la sécurité. Votre évaluation des risques et votre plan d’événement doivent être communiqués à toutes les personnes impliquées, y compris les exposants, les exploitants d’attractions et les bénévoles – afin qu’ils puissent prendre en compte les dangers, les risques et les précautions nécessaires pour l’ensemble de l’événement et pour chaque attraction et activité individuelle.

Mise en place

– Fournir au personnel des informations pertinentes lors de son introduction à la foire. Cela devrait inclure des informations telles que les dangers du site, les limitations de vitesse et le stationnement, les premiers soins, les toilettes et les installations de lavage, et les dispositions d’urgence.
– Le stockage et le mouvement des marchandises et des matériaux doivent être pris en considération. Prenez des dispositions pour déplacer tous les objets lourds. Ne prenez pas de risques inutiles lors de la mise en place de grands chapiteaux, tentes, etc.
– Assurez-vous que toutes les structures louées telles que les châteaux gonflables ont un certificat d’inspection à jour et qu’elles sont correctement attachées et utilisées conformément aux instructions et aux directives du fabricant. Vous devez également faire en sorte que l’équipement soit surveillé par une ou plusieurs personnes compétentes à tout moment – envisagez d’ériger des panneaux indiquant les restrictions d’âge ou de taille applicables à l’équipement.
– Les belvédères, les chapiteaux et les tentes doivent également être lestés et / ou jalonnés pour empêcher tout mouvement par vent fort.
– Si vous louez un manège forain, vérifiez qu’il dispose d’un certificat de conformité à jour.
– Vérifiez les câbles et le câblage pour l’équipement électrique, l’éclairage et les systèmes de sonorisation. Assurez-vous que tous les câbles sont posés en toute sécurité à l’écart des zones publiques, ou si ce n’est pas possible, couvrez-les et protégez-les.
– Assurez-vous qu’une personne compétente a installé et testé tout équipement électrique.
– Surveillez les risques tout au long de votre foire en créant une liste de contrôle et en ayant une personne de surveillance désignée.

Tenir compte de la météo

N’oubliez pas que la météo peut être inconstante – alors pensez à:

Quel impact pourraient avoir de fortes pluies, des vents forts ou un temps très chaud;
Fournir un abri contre les fortes pluies et / ou la forte lumière du soleil; et
S’il y a un risque, le sol pourrait devenir humide et glissant.

Si vous utilisez du pouvoir sous tension à l’extérieur, utilisez un «déclencheur» pour vous assurer que le courant est rapidement coupé si un contact est établi avec une pièce sous tension.

Superviser les stations et les attractions

Les stalles et les tables doivent être en bon état et érigées sur un sol ferme. Assurez-vous qu’ils peuvent supporter les poids placés sur eux. Assurez-vous que les marchands prennent toutes les précautions nécessaires en matière de santé et de sécurité et sont informés du fonctionnement de tout équipement qu’ils utiliseront.

Tous les exposants doivent effectuer des évaluations des risques pour la santé et la sécurité spécifiques à leurs activités. Si quoi que ce soit sur une station peut potentiellement nuire à autrui, par exemple une source de chaleur, des objets tranchants, des machines, etc., des précautions appropriées doivent être prises.

Tous les équipements électriques doivent être en bon état, protégés de la pluie et avoir un certificat CSA (Canadian Standards Association) en cours.

Les stalles doivent être exemptes de risques de trébuchement ou d’autres dangers qui pourraient mettre en danger les commerçants ou les visiteurs.

Les commerçants devraient être avisés de prendre des précautions pour se protéger et protéger leurs produits contre les intempéries en apportant, par exemple, des vêtements appropriés, des bâches, de la crème solaire, etc.

Tous les stations doivent s’insérer dans le site et ne pas obstruer les emplacements et les chemins environnants.

Effectuer des contrôles de sécurité incendie

Vous devez tenir compte du risque d’incendie dans tous les cas. Cela impliquera la réalisation d’une évaluation des risques d’incendie pour identifier les risques d’incendie potentiels et prendre des mesures pour les éliminer ou les réduire. Dans ce cadre, vous devez considérer:

Moyens d’évacuation en cas d’incendie;
Risques d’incendie liés aux installations de cuisson et au stockage des bouteilles de gaz; et
Équipement de lutte contre l’incendie et utilisation de matériaux qui brûlent facilement.

Si les activités comportent un risque d’incendie, les marchands doivent apporter du matériel de lutte contre l’incendie approprié et certifié – s’assurer que les opérateurs sont formés à leur utilisation. Tous les appareils de cuisson au gaz doivent être testés et certifiés.

L’importance de l’assurance

En tant qu’organisateur, votre école pourrait être légalement responsable des coûts ou dommages de toutes blessures et autres accidents survenus pendant la foire. Une assurance responsabilité civile appropriée devrait donc être mise en place.

Vérifiez attentivement les conditions de toute police pour vous assurer de savoir exactement quelle couverture elle fournit et toutes les exigences que vous pourriez avoir à remplir. Cependant, n’oubliez pas qu’une bonne planification, et non une assurance, empêche les choses de mal tourner.

Si vous louez du matériel tel qu’un chapiteau ou un château gonflable, vérifiez auprès de la société de location si ses conditions de location incluent une assurance et lisez attentivement toutes les conditions / exclusions.

Si des entreprises externes fournissent des services tels que de la nourriture ou des promenades, vous devriez vérifier qu’elles ont leur propre assurance valide.

Exigences de sécurité alimentaire

Les installations et l’équipement de préparation et de service des aliments sont-ils propres et en bon état?
Sont-ils convenablement situés de sorte que les aliments ne soient pas contaminés, par exemple par des parasites, des animaux ou des déchets?
Les installations de lavage sont-elles adéquates?
Y a-t-il quelqu’un qui peut répondre aux questions sur l’origine de l’aliment et de ses ingrédients?

Si vous souhaitez fournir ou vendre de la nourriture lors de votre foire, certaines questions fondamentales comprennent:

Les aliments doivent être conservés et servis correctement. Certains aliments doivent être conservés au réfrigérateur ou conservés séparément des autres types d’aliments. Des ustensiles de service et des vêtements hygiéniques appropriés doivent être utilisés, tels que des gants en plastique, des tabliers et des chapeaux. Assurez-vous que les toilettes et les installations de lavage sont situées loin des stands de nourriture. Les agents de santé environnementale du Conseil pourront fournir des conseils supplémentaires.

Les aliments vendus pour un organisme de bienfaisance ou un autre organisme communautaire ne doivent suivre les règles d’étiquetage des aliments que si le vendeur est une entreprise alimentaire enregistrée. Cela comprend la nourriture vendue lors d’événements ponctuels tels que les foires scolaires. Cependant, l’étiquetage volontaire des aliments peut être utile aux acheteurs potentiels, en particulier si l’aliment contient un allergène commun tel que les noix dont les acheteurs peuvent avoir besoin d’être au courant.

Dispositions de premiers soins

Vous devrez considérer vos dispositions de premiers soins. Les types de blessures et de maladies susceptibles de se produire lors d’une foire sont les crises cardiaques, les insolations et les blessures mineures telles que les coupures et les ecchymoses.

Découvrez si les personnes impliquées dans la foire sont des secouristes qualifiés. Sinon, contactez d’autres organisations telles que l’Ambulance Saint-Jean pour obtenir de l’aide.

Évaluer comment les choses se sont passées

Après l’événement, il est important de revoir la manière dont vous avez géré les problèmes de santé et de sécurité et de tirer parti des leçons apprises. Les problèmes à résoudre comprennent:

Y a-t-il eu des dangers que vous n’avez pas identifiés – si oui, comment ont-ils été traités?
Quels arrangements fonctionnaient bien, lesquels ne fonctionnaient pas et pourquoi?

***Gardez une trace de votre évaluation pour une utilisation future. Vous devez également tenir un registre de tout accident ou événement dangereux. Cela sera non seulement utile à des fins d’enquête et d’assurance, mais devrait être considéré comme faisant partie de votre évaluation.***